Бизнес верит в бумагу

Дата публикации: 02 июля 2020

Около половины российских компаний не используют возможности электронного документооборота. Ключевая причина недоверия к электронным бумагам заключается в том, что их считают ненадежными, а сервисы для их поддержки - дорогими и сложными для освоения. К таким выводам пришли эксперты сервиса "БухСофт" (входит в медиагруппу "Актион-МЦФЭР") по итогам проведенного исследования. 

Более 44% компаний считают, что работать с бумажными носителями надежнее. Для 31,6% слишком дорого регулярно платить за использование одного из сервисов электронного документооборота. А более 15% опрошенных считают специальные программы слишком сложными для освоения. Об этом говорят результаты исследования сервиса для малого и среднего бизнеса "БухСофт" (входит в медиагруппу "Актион-МЦФЭР"), проведенного среди представителей 4300 компаний. 

Коммерческий директор направления ЭДО в компании "Контур" Лидия Урывская считает, что компания получает преимущества не в тот момент, когда завершила техническое внедрение, а когда большая часть контрагентов перешли на электронный формат коммуникаций. "Но при этом зачастую у проектной команды на стороне клиента нет однозначного понимания, с чего начать процесс перевода контрагентов и как максимально эффективно его организовать. А у некоторых провайдеров, в свою очередь, нет достаточных ресурсов для настройки соединения с другими операторами или в их стратегию не входит настраивание пар и подключение контрагентов", - подчеркивает Лидия Урывская. 

"Но мы всегда говорим, что ЭДО - это установка связи, а не программный продукт для клиента. Если мы отдадим клиенту очень качественное интеграционное решение, но не соединим его с такими же решениями на стороне контрагентов, то клиент не получит ожидаемого эффекта, а наша работа не будет выполнена качественно. Это требует значительных дополнительных вложений в проект, и, возможно, не каждый оператор выбирает такой стратегический вектор", - отмечает Лидия Урывская. По ее словам, пандемия уже повлияла на рынок: спрос на продукты ЭДО вырос. "В условиях удаленной работы бизнес осознает, что электронный документооборот - это не только экономически выгодный и комфортный вариант работы с контрагентами, но теперь это еще и самый безопасный способ обмена документами. Он исключает необходимость встречаться лично и передавать из рук в руки бумажные носители. Благодаря ЭДО можно перевести на удаленный режим часть сотрудников. Например, бухгалтер может работать из дома, хотя в противном случае ему бы пришлось сидеть в офисе только для того, чтобы принимать бумаги", - комментирует ситуацию Лидия Урывская. По ее оценке, в некоторых организациях снизилась нагрузка на сотрудников и появились ресурсы на запуск больших проектов, на которые ранее не хватало времени ввиду постоянной операционной занятости. Оптимизация процесса документооборота поднялась в приоритете, чтобы после карантина выйти сразу на новый уровень, более усиленным бизнесом, и наверстать упущенное. 

"К нам стали обращаться клиенты, которые прежде откладывали запуск проектов. Многие компании, которые уже понимали, что им подходит сервис ЭДО, значительно увеличили инициативу со свой стороны. А действующие клиенты начали форсировать настройку все большего количества новых связей. Пользователи, которые раньше обменивались электронными документами с 10-20% своих контрагентов, начали рассылать официальные письма своим партнерам о стопроцентном переходе на ЭДО. В I квартале 2020 г. через систему "Диадок" передано 78 млн документов, что на 29 % больше, чем за аналогичный период прошлого года. При этом сложно выделить, какая доля в приросте обусловлена влиянием карантинных мер. По нашей оценке, трафик документов на 7% опережает естественный тренд на 2020 г.", - сообщает Лидия Урывская. 

"Соглашусь, что у многих компаний, преимущественно из среднего и малого бизнеса, пока нет доверия к электронному документообороту", - комментирует результаты исследования руководитель направления ЕСМ/СЭД Softline Полина Дуйкова. Она объясняет данный факт тем, что для игроков из этих сегментов рынка характерна работа с небольшим объемом документооборота, при котором нет потребности и возможности оценить все преимущества электронного взаимодействия. "В среднем же динамика прироста подключаемых сервис-операторами организаций сохраняется уровне 20-30% в год. Основным двигателем роста сейчас является сегмент крупного бизнеса, который активно переходит на системы межкорпоративного электронного документооборота и, как следствие, тянет за собой всю цепочку остальных контрагентов. Поэтому тенденция к переходу на ЭДО крупных игроков не оставит шансов среднему и малому бизнесу исключить работу с ним. Если они хотят взаимодействовать с крупными юридическими лицами, то рано или поздно будут вынуждены также подключиться электронному взаимодействию. Ускорить переход позволит максимальное планомерное лоббирование этого вопроса со стороны всех участников процесса - крупных контрагентов, кто уже перешел на работу с ЭДО, сервис-операторов и фискальных органов", - сообщает Полина Дуйкова. 

В качестве основного барьера, мешающего внедрению электронного документооборота, Полина Дуйкова называет психологический фактор, низкий уровень доверия к нормативно подготовленной базе. "Например, многие компании из сегментов малого и микробизнеса до сих пор сходятся во мнении, что бумажный экземпляр документов, который передается "в руки", надежнее электронного. На самом же деле, рисков от физического документооборота может быть на порядок больше, чем через сервис-операторов, у которых транзакции происходят в считаные секунды и через легитимный канал. Однако этот процесс неизбежен. На сегодняшний день ряд государственных ведомств уже взаимодействуют с компаниями только через электронный документооборот. Так, налоговые инспекции сейчас принимают счета-фактуры от контрагентов только в электронном виде", - подчеркивает Полина Дуйкова. По ее словам, режим удаленной работы подстегнул рынок к переходу на электронный документооборот. 

Руководитель направления СЭД "Техносерв Консалтинг" Азат Валеев отмечает, что преимущества перевода процессов регистрации, согласования и обмена документами с контрагентами в электронный формат очевидны всем компаниям, в том числе и малому и среднему бизнесу. По его мнению, особенно актуальны плюсы от внедрения ECM/EDI-решений стали в условиях работы в удаленном формате. "Однако одним из основных барьеров остается стоимость внедрения таких решений. При этом в последние годы многие из российских решений на рынке достаточно сильно прибавили в технологическом плане и едва ли чем уступают решениям различных зарубежных вендоров. При этом они более чем конкурентоспособны с точки зрения стоимости решений", - делится мнением Азат Валеев. 

По его оценке, потребность в обмене электронными документами между контрагентами (EDI) сейчас увеличивается. "Спрос на услуги различных EDI-провайдеров однозначно вырос и почти наверняка будет продолжать расти. Те компании, которые стали пользоваться EDI, вряд ли откажутся от этих решений после возвращения к офисному режиму работы: скорость обмена/подписания различных документов является ощутимым преимуществом EDI", - считает Азат Валеев. 

"Внедрение ЭДО - это вопрос не только технологический, но и организационный", - подчеркивает директор департамента систем управления документами "Ланит" Александр Родионов. На его взгляд, персонал компании должен самостоятельно или с привлечением консультантов проанализировать текущие процессы и объяснить руководству, как будет устроен переход. 

"Чем больше типов договоров, контрагентов, информационных систем, в которых создаются исходных документы, тем больше сложность этой задачи. Мы видим всплеск интереса к так называемым шлюзам ЭДО. Они позволяют соединить все информационные системы заказчика с операторами электронного документооборота, которые используются контрагентами", - говорит Александр Родионов. На вопрос, насколько пандемия и переход на удаленную работу ускорил процесс внедрения электронного документооборота, он отвечает так: "Конечно, в самом начале карантинных мер стало заметно, что бумажные документы являются настоящей проблемой. То есть работы выполняются, люди эффективно трудятся на удаленке, а закрыть их задачи не получается. Обращу внимание, что это касается прежде всего ЭДО бухгалтерских документов". 

Руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев утверждает также, что более половины организаций не используют электронные документы как во внутреннем, так и во внешнем документообороте. "Одна из очевидных причин - недостаточная "грамотность" в части применения электронной подписи, возникающих рисков и способах их минимизации", - объясняет Сергей Полтев. Среди основных помех для внедрения ЭДО он называет отсутствие понимания руководителями и сотрудниками, как работать с документами в электронном виде, как минимизировать риски, связанные с применением электронной подписи, и как изменить сложившиеся процессы в организации для работы как с бумажными, так и с электронными документами. По словам Сергея Полтева, у сотрудников все еще возникают вопросы о том, можно ли распечатать договор, полученный по ЭДО, подписать, поставить печать, отсканировать и отправить обратно. Сергей Полтев рассказывает также о том, что для средних и малых организаций важно наличие готовых интеграционных решений для взаимодействия оператора ЭДО и уже используемых ИТ-решений, так как более крупные могут позволить себе любую интеграцию в рамках проекта по внедрению. Немаловажным фактором, по мнению Сергея Полтева, является также доверие к документам в электронном виде в целом и, в частности, возможность обеспечить хранение электронных документов необходимый период времени. "Безусловно, удаленная работа уже повлияла и будет влиять на более широкое внедрение электронного документооборота, как внешнего, так и внутреннего. По нескольким причинам: сложность обработки бумажных документов - и "давление" со стороны контрагентов уже использующих ЭДО, - и проводимая во многих организациях оптимизация внутренних процессов, и специальные предложения от компаний-разработчиков, облегчающие внедрение", - считает Сергей Полтев.

Руководитель направления "Управление контентом и документооборот" ИТ-компании "Крок" Алексей Пестерев считает, что причина низкого уровня внедрения ЭДО не может заключаться в недоверии к электронным документам, поскольку сервисы ЭДО работают по строго регламентированной схеме и по уровню информационной безопасности системы крупнейших российских операторов ЭДО не отстают от "Финтеха". "И уж точно здесь меньше рисков потерять или не успеть передать важный документ, как это иногда происходит с бумажными конвертами. Возможно, под недоверием подразумевались другие причины или барьеры, которые не позволяют компаниями использовать сервисы ЭДО в рутинной работе. К барьерам можно отнести необходимость много "бегать": уговаривать контрагентов на взаимодействие по ЭДО, вносить изменения в договоры, согласовывать новые регламенты. А еще, передавая документы через сервисы операторов ЭДО, сложно или почти невозможно выставлять документы задним числом. В некоторых случаях это может стать барьером как для малого и среднего бизнеса, так и для крупных компаний", - говорит Алексей Пестерев.

"Обычно, крупному бизнесу проще мотивировать контрагента, чтобы работать в рамках своего регламента или другого стандарта. Не нравится – до свидания. Правда, обычно по любви у многих получается договориться. Например, некоторые компании оплачивают затраты своих контрагентов на обмен документами через сервисы ЭДО, и сами дают им ту ценность, которая позволяет совместно развиваться и дебюрократизировать процессы. Мы в основном работаем с крупными и средними компаниями", - делится мнением Алексей Пестерев. По его оценке, за последний год многие из клиентов компании "Крок" начали активно переводить своих контрагентов на работу по ЭДО. А их контрагенты – это и малый, и средний бизнес. Конечно, во время вынужденной "удаленки" их контрагенты стали чаще обмениваться с ними документами через ЭДО, поскольку это была единственная возможность совершать юридически-значимый документооборот в условиях карантина. Но большого прироста запросов в компании не заметили.

Генеральный директор "Софтлайн Аутсорсинг" Антон Огарков считает, что применение ЭДО - вопрос привычки. "Значительная часть руководителей предприятий в РФ - это люди старой школы, которые привыкли к бумажному документообороту, и в силу предубеждений они не доверяют технологиям и не готовы сразу отказаться от бумажных носителей. Бытует неверное мнение, что документы, проходящие по каналам ЭДО, имеет меньшую юридическую силу по сравнению с документами на бумаге, заверенными подписью от руки и круглой печатью", - заверяет Антон Огарков. Еще одним препятствием, по мнению Антона Огаркова являются трудности в техническом обеспечении перехода на ЭДО. "Малые предприятия экономят на всем, и для них психологически сложно потратить лишние деньги на получение электронной подписи. Хотя если посчитать, то ЭДО окупается быстро и начинает давать экономический эффект через 1-2 квартала по сравнению с бумажным документооборотом", - делится мнением Антон Огарков. По его опыту, половина компаний действительно отказывается по тем или иным причинам применять ЭДО. "Вместе с тем, достаточно высокий спрос на обмен электронными образами документов есть со стороны крупного бизнеса и в компаниях, которые можно отнести к верхнему сегменту среднего бизнеса. Организации меньших масштабов не так охотно используют ЭДО. Есть еще элемент недоверия к технологиям, и элемент технологический неготовности таких заказчиков к переходу на ЭДО. В то же время, тренд перехода на ЭДО неумолим, и компаний, которые принимают эту технологию и используют ее, становится все больше", - сообщает Антон Огарков.

По его словам, в момент, когда перспектива перехода на удаленный формат работы стала уже очевидной, компания Софтлайн предприняла усилия по евангелизации ЭДО, начали с себя: 95% клиентов ООО "Софтлайн Аутсорсинг" используют ЭДО при взаимодействии со своими контрагентами. "Нам, как провайдеру аутсорсинговых услуг, хотелось бы, чтобы кадровые и внутрикорпоративные документы полноформатно и официально перешли в электронный вид. И чтобы сам процесс получения ЭЦП физлицом или должностным лицом организации стал максимально доступным для всех интересантов. Мы ждем, когда закончится эксперимент по переводу кадрового документооборота в электронный вид, и надеемся, что этот эксперимент будет признан успешным и масштабируется на территорию РФ. Позитивные изменения уже есть - появились электронные трудовые книжки. Это важный шаг для рынка в целом", - подчеркивает Антон Огарков.

Поделиться: